Źródłem największego przemęczenia i stresu w życiu zawodowym jest niewątpliwie ilość informacji jaką co dzień jesteśmy zmuszeni przyswajać. W ostatnim czasie głównym winowajcą jest tu poczta elektroniczna. Wiele razy słyszałam w pracy od moich znajomych, że popracować to można dopiero w domu, w pracy zaledwie radzą sobie z ogarnięciem 25% nowych maili. Nie trudno sobie wyobrazić jaki następuje przyrost tygodniowy niezałatwionych spraw, gdy pozwolimy sobie na pracę w takim systemie.
Według badań przeprowadzonych przez Radicati Group, typowy pracownik korporacji otrzymuje 127 e-maili dziennie. A zatem nie będzie przesadą stwierdzenie, że ludzie cierpią na chroniczne przeciążenie umysłu. Informacje napływają z tylu źródeł, że nie jesteśmy w stanie w pełni ich przetworzyć, ani nie możemy ich zignorować.
Zanim zajmiemy się organizacją bieżącej poczty warto zerknąć na stan obecny. Wszystko będzie prostsze jeśli dopiero zaczynamy pracę w danej organizacji i od początku chcemy utrzymać porządek w naszej skrzynce mailowej i komputerze. Niestety jak doświadczenie mi podpowiada, szukamy pomocy i podpowiedzi jak zarządzać tym obszarem dopiero wtedy, kiedy już sobie zaczynamy nie radzić z przytłaczającą nas rzeczywistością – zatem mamy do uporządkowania stan obecny.
Poza tym dzisiejsze firmy mają jeden podstawowy problem z ciągłością wiedzy właśnie w związku z przejściem od dokumentacji papierowej na korporacje mailowe. Czując odpowiedzialność za firmę w której pracujemy, powinniśmy także zadbać o archiwizację wiedzy wypływającej z naszych maili w taki sposób, aby w przyszłości kiedy nas już tu nie będzie, firma nie straciła kontaktu z dokumentami i projektami nad którymi pracowaliśmy.
JAK UPORZĄDKOWAĆ HISTORIĘ POCZTY?
Są na to dwa sposoby. Jeden prosty, łatwy i przyjemny – mniej efektywny w przyszłości w zakresie korzystania z tych zarchiwizowanych dokumentów, nie mniej jednak zalecany przeze mnie w przypadku gdy mamy do czynienia z bardzo dużymi zaległościami i olbrzymią ilością zalegających w skrzynce odbiorczej wiadomości. Drugi, dedykowany dla osób które nie dawno zaczęły pracę, mają stosunkowo niewielki zapas maili do “posprzątania” i są w stanie poświęcić nieco wolnego czasu na ich skatalogowanie. Z tej metody mogą także skorzystać osoby, które dotychczas korzystały z własnych metod zarządzania pocztą i dokumentami elektronicznymi, ale metody te stały się już niewystarczające i zawodne.
SPOSÓB PIERWSZY
Sposób ten możesz w przyszłości zastosować za każdym razem kiedy wybierasz się na urlop i pomimo ustawienia autorespondera, spodziewasz się napływania dużej ilości maili (ale o tym na koniec).
- Przejrzyj wszystkie zalegające maile pod kątem daty ich otrzymania.
- Ustal lata jakich dotyczy ta korespondencja.
- Utwórz katalogi w skrzynce odbiorczej na każdy rok oddzielnie.
- Przenieś jednym zaznaczeniem wszystkie maile do odpowiednich katalogów grupując je datami otrzymania.
- Dokładnie tak samo postępujemy z mailami w sekcji wysłane (wrzucamy je do tych samych katalogów co otrzymane aby zachować ciągłość wątków).
- Koniec operacji to pozostawienie w “Odbiorze” i w “Wysłanych” np. maili z ostatnich dwóch miesięcy, zakładając, że są to aktualne sprawy i wymagają uporządkowania w sposób, jaki zalecany będzie dla nowych maili.
SPOSÓB DRUGI
Metoda ta w naturalny sposób wiąże się z porządkowaniem bieżącej i przyszłej poczty.
- Do katalogowania maili zalegających w Odbiorze i Wysłanych podchodzimy dokładnie tak, jakbyśmy chcieli powpinać dokumenty papierowe do skoroszytów tradycyjnych. Każdy skoroszyt nazywamy w sposób jasny i czytelny nie tylko dla nas, ale tak jakbyśmy chcieli żeby osoba nas zastępująca w łatwy sposób odnalazła w naszej skrzynce to czego szuka.
- W zależności od naszego zakresu obowiązków i specyfiki działania, mogą to być nazwy projektów nad którymi pracujemy, nazwy klientów których obsługujemy, nazwiska pracowników nam podległych bądź współpracowników, z którymi mamy dużo interakcji.
- Bezpośrednio pod Skrzynką Odbiorczą tworzymy 3 podkatalogi (1. Aktualne, 2. Pomocnicze, 3. Archiwalne).
- W każdym z 3 ww. katalogów umieszczamy podkatalogi nazywane zgodnie ze specyfiką pracy jak w pkt.2 powyżej.
- Umieszczając dokumenty w tych podkatalogach warto pamiętać, że pracując nad każdą sprawą gromadzimy często setki roboczych maili, dlatego też wiadomość zawierająca, jako załącznik, ostateczną wersję dokumentu, ostateczne ustalenia bądź ważne prezentacje warto wyróżnić dodatkowo korzystając z funkcji (kolorowej kategorii – o tym nieco niżej).
- W chwili, kiedy definitywnie kończymy pracę nad jakimś konkretnym projektem, katalog tego projektu przekładamy z “Aktualne” do “Archiwalne”.
- Można też skrócić sobie drogę do ważnych i często odwiedzanych katalogów umieszczając je w “ulubionych”
SPOSÓB NA URLOP
Sposób na urlop jest prosty.
- Przed wyjazdem na urlop ustawiamy autorespondera, informując że nas w tym okresie nie będzie, poczta nie będzie administrowana, a zastępuje nas konkretna osoba (no chyba że jesteśmy niezastąpieni – to już inna sprawa).
- Po powrocie z urlopu przenosimy bez czytania wszystkie maile jakie wpłynęły na naszą skrzynkę do katalogu “Urlop np. 2016” i umieszczamy go w katalogu głównym “2. Pomocnicze”.
- Sięgamy do tego katalogu i maili, które tam zamieściliśmy, wtedy gdy ktoś się upomni o naszą reakcję. Wtedy postępujemy z takim mailem jak z bieżącym i katalogujemy go według przynależności do sprawy.
- Pozostałe maile, jeśli mamy chwilę wolnego czasu, możemy poczytać – żeby nabrać oglądu sytuacji z okresu jak byliśmy na urlopie. Po przeczytaniu każdego maila, od razu trafia on do swojego docelowego katalogu (przynależności do danej sprawy).
- Te których nie przeczytamy, na zawsze zostaną w katalogu “Urlop”, nie mniej jednak zalecam po 2-3 miesiącach przenieść katalog “Urlop” z “Pomocniczych” do “Archiwum”.
SPOSÓB NA KOLOROWE KATEGORIE
Dla zaznaczenia ostatecznych wersji dokumentów oraz maili zawierających ważne opracowania polecam używania opcji kategoryzowania (outlook) czy etykiety (gmail). Większość programów obsługujących pocztę ma system kolorowych znaczników poczty.
- Dla każdego koloru przypisz odpowiedni komunikat (np. czerwony kolor – bardzo ważny dokument, zielony – ostateczna wersja dokumentu, pomarańczowy – przydatne dane statystyczne, siwy – ważna prezentacja, itd).
- Przeglądając maile w konkretnym katalogu, łatwiej znajdziemy dokument którego szukamy, jeśli nadamy mu odpowiedni kolor, zwłaszcza że w toku korespondencji często zdarza się kilkanaście maili o tym samym tytule.
- Nie kolorujmy wszystkich maili, tylko te wyróżnione.
- Pamiętajmy, że po kolorowych etykietach czy kategoriach także można przeszukiwać historię korespondencji.
Aby ustrzec się przed zapchaniem skrzynki odbiorczej, zalecam skorzystanie z pomocy służb IT w twojej firmie. Warto co najmniej katalog 3.Archiwum umieścić na dysku twardym komputera, bądź też na wspólnej przestrzeni dyskowej firmy. Zalecam także raz na pół roku eksport całej skrzynki pocztowej do pliku archiwum i zapisanie go na dysku zewnętrznym lub wspólnym firmowym serwerze – na wszelki wypadek :).